NONOTULENSI

Panitia Perayaan HUT ke-165 HKBP

Hari/Tanggal : Rabu, 28 Januari 2026

Waktu : Pukul 18.30 – 22:45 WIB

Tempat : HKBP Sudirman

Agenda :

1. Menyelaraskan visi dan rencana kerja panitia HUT ke-165 HKBP di GBK

2. Menetapkan strategi dan tugas utama tiap bidang

3. Menyampaikan rencana program utama

Daftar Hadir : Terlampir

I. Pembukaan

Rapat dibuka dengan doa oleh Pdt. Oloan Nainggolan, Praeses HKBP Distrik VIII DKI Jakarta Raya.

Ketua Harian, Martuama Saragih, menyampaikan bahwa rapat ini merupakan rapat pleno pertama panitia dalam rangka persiapan Perayaan HUT ke-165 HKBP. Rapat diawali dengan arahan dari Dewan Pembina dan Ketua Umum, dilanjutkan dengan pemaparan awal kerangka kerja serta diskusi bersama para koordinator bidang.

II. Arahan Dewan Pembina

Pdt. Oloan Nainggolan menyampaikan beberapa pokok arahan sebagai berikut:

1. Rapat ini merupakan pertemuan pertama panitia setelah pelantikan dan memasuki tahun baru 2026.

2. Ephorus HKBP telah memberikan arahan utama bahwa Ibadah Ucapan Syukur HUT ke-165 HKBP dilaksanakan dalam kesederhanaan dan hikmat.

3. Ditekankan kemungkinan pendekatan “ibadah pertobatan”, sebagai ruang refleksi bersama mengenai perjalanan HKBP yang dinilai sedang mengalami stagnasi.

4. Perlu dibicarakan secara serius rencana road show sebagai sarana sosialisasi perayaan HUT.

5. Diharapkan seluruh persiapan utama sudah jelas dan tuntas paling lambat Agustus 2026.

6. Panitia diharapkan bekerja dengan semangat dan kebersamaan.

Arahan ditutup dengan ucapan selamat melangsungkan rapat.

III. Paparan Ketua Umum

Efendi Simbolon, Ketua Umum Panitia, menyampaikan hal-hal berikut:

1. Panitia menerima mandat berdasarkan SK dari Ephorus HKBP untuk menyelenggarakan Ibadah HUT ke-165 HKBP pada Oktober 2026, termasuk tanggung jawab penggalangan dana.

2. BPH telah mengajukan beberapa opsi tanggal kepada Ephorus, khususnya terkait rencana penggunaan Gelora Bung Karno (GBK), dengan tanggal utama yang diusulkan 18 Oktober 2026.

3. Terdapat arahan dari Ephorus untuk kemungkinan penyesuaian tanggal karena pada bulan Oktober juga akan dilaksanakan Sinode Godang Kerja.

4. Panitia telah berkomunikasi dengan pengelola GBK dan masih menunggu kepastian.

5. Ketua Umum mengajak panitia merefleksikan delapan bulan ke depan sebagai masa kerja intensif: apa bentuk kegiatan, daya tarik acara, dan bagaimana ibadah yang tetap sederhana namun bermakna.

6. Penggalangan dana akan dilakukan melalui kekuatan internal jemaat, sponsorship, serta mekanisme lain yang sah.

7. Pembahasan hari ini masih bersifat draf awal; tema perayaan belum ditetapkan dan direncanakan dibahas setelah Paskah.

8. Terdapat beberapa opsi waktu pelaksanaan, baik hari kerja maupun hari Minggu (11 atau 25 Oktober), yang masih akan dikaji.

9. Disampaikan gambaran awal rancangan acara, antara lain:

o Kedatangan jemaat (14.00-16.00)

o Kaleidoskop sejarah Batak pra-kekristenan hingga kini (ada dua bagian: 30 menit)

o Prosesi masuk pimpinan gereja dan pelayan

o Ibadah utama dengan koor dan Perjamuan Kudus

o Acara bersama Presiden (apabila berkenan hadir)

10. Unsur kekristenan dan kebatakkan menjadi ciri penting, termasuk rencana sayembara Mars/Himne HKBP, penggunaan musik Batak, dan keterlibatan massal jemaat (termasuk rencana penari).

11. Pentingnya audiensi dengan Presiden dan pengaturan protokoler apabila Presiden hadir.

12. Ketua Umum mengajak seluruh panitia bekerja bersama untuk menyukseskan perayaan ini.

IV. Penyampaian Ketua Harian

Ketua Harian membacakan agenda rapat dan kerangka kerja panitia, serta menegaskan bahwa salah satu ciri utama ibadah HUT ke-165 HKBP adalah pelaksanaan Perjamuan Kudus.

V. Sesi Tanggapan dan Masukan

1. St. Dr. Silaban (Wakil Ketua III Bidang Kepesertaan)

o Meminta kejelasan jumlah peserta (target 100.000 orang) dan pembagian kuota kategorial serta distrik.

o Menanyakan pengaturan transportasi peserta.

o Mengusulkan penegasan unsur kebatakkan: musik uning-uningan, bahasa Batak dalam ibadah, serta penggunaan atribut Batak.

2. Nepos Pakpahan (Bidang Kemitraan)

o Meminta kejelasan aturan penggalangan dana dan mekanisme penerbitan proposal.

o Menanyakan lokasi sekretariat kerja panitia.

o Menekankan pentingnya integrasi kerja antarbidang.

3. Sahala Naibaho (Bidang Logistik)

o Menegaskan peran Wakil Ketua Bidang sebagai motor koordinasi.

o Mengusulkan sosialisasi melalui warta jemaat.

o Meminta gambaran umum kebutuhan anggaran.

4. St. Leon Simbolon (HKBP Rawamangun)

o Meminta kejelasan job description tiap bidang agar tidak tumpang tindih.

o Menegaskan pentingnya unsur kebatakkan.

o Mengusulkan rapat internal masing-masing bidang.

5. Amang Simanjuntak (Bidang Kemitraan, HKBP Jatiwaringin)

o Mengusulkan rapat khusus bidang kemitraan.

o Rekrutmen relawan sejak dini.

o Mengusulkan souvenir berbentuk replika Perjamuan Kudus dari kayu.

o Pendataan kepesertaan jemaat sejak awal.

6. St. Perdana Togatorop (Volunterr, HKBP Pondok Ungu Permai)

o Mengusulkan seragam khusus relawan.

7. Praeses Ridoi Batubara

o Mengusulkan pelaksanaan pada hari Minggu.

o Penegasan penggunaan pakaian Batak.

o Setiap bidang perlu melaksanakan rapat yang dihadiri BPH.

VI. Tanggapan Ketua Umum atas Masukan

Ketua Umum menanggapi sebagai berikut:

1. Musik ibadah akan menggunakan musik Batak.

2. Setiap distrik dan panitia diminta menghitung potensi partisipasi jemaat.

3. Kesekretariatan direncanakan di HKBP Sudirman, dengan pengajuan resmi pemakaian ruang dan penetapan alamat sekretariat.

4. Saat ini baru ada dua proposal, yaitu untuk kegiatan Konser “Road to 165”. Proposal untuk kegiatan Oktober 2026 belum dikeluarkan.

5. Penggalangan dana juga akan dilakukan melalui merchandise.

6. Road show direncanakan dimulai dari Surabaya. Total ada 7 kota.

7. Arahan Ephorus menegaskan prinsip kesederhanaan dan kemandirian, termasuk konsumsi dan transportasi diupayakan masing-masing.

VII. Arahan Tambahan

• Pdt. Oloan Nainggolan: Informasi resmi panitia disampaikan melalui warta jemaat; BPH diminta mempersiapkan surat kepada huria.

• Prof. Payaman Simanjuntak: Perlu kepastian tanggal dan draf awal acara agar durasi kegiatan dapat diatur sejak dini.

• Praeses Nekson: Kepastian tanggal dan koordinasi road show sangat penting untuk efektivitas persiapan.

• Pdt. Sobok Simanjuntak:

o Koordinasi internal melalui WAG masing-masing bidang.

o HKBP Sudirman menyediakan Ruang Maleakhi sebagai sekretariat.

o “165” ditetapkan sebagai brand resmi panitia; merchandise dicetak terpusat.

• Samuel Pasaribu: Publikasi harus matang; dukungan TV dan jaringan internet tersedia.

• Charles Sirait: Mendukung pengembangan merchandise “165” dengan melibatkan UMKM.

VIII. Penutup

Rapat ditutup dengan kesepakatan untuk menindaklanjuti pembahasan melalui rapat-rapat bidang, sambil menunggu kepastian tanggal pelaksanaan dan arahan lanjutan dari Ephorus HKBP.